Auteur: Mariëlle van der Keur (Directeur van Tender Services Group)
Aanbesteden blijft een hele opdracht, dat weten opdrachtgevers en opdrachtnemers maar al te goed. In aanloop tot een concrete aanbestedingsprocedure is goede voorbereiding vereist. En dat kost tijd. Maar wat veel opdrachtgevers vergeten is dat er ook voor de uitwerking van de beste offerte ook voldoende tijd moet zijn. Dit laatste is nog steeds een stress verhogend element is bij het goed zakendoen met de overheid.
Aanbestedingswetgeving moet duidelijke kaders en richtlijnen bevatten die ons leven aangenamer maken. Wij mensen houden van duidelijkheid. Zeker in het zakendoen met de overheid. De interpretatie van de wetgeving is echter makkelijk om te vormen naar wat de opdrachtgever het beste uitkomt. En dat betekent helaas niet automatisch dat dit ook het beste is voor de toekomstige opdrachtnemer.
Wat zegt de “hard law” eigenlijk over termijnen bij aanbestedingsprocedures? Laten we de aanbestedingswet 2012 eens bekijken en inzoomen op de openbare procedure. Artikel 2.71 lid 1 en lid 3 stellen dat tussen de ontvangst van inschrijvingen/verzoeken tot deelneming minimaal 45 dagen vanaf verzenddatum van de aankondiging (openbaar) tot het moment van indiening moet zitten. Let op het woord “minimaal”. Ik zie zelden een aanbestedingsprocedure die meer dan 45 dagen ruimte geeft. Sterker nog; met het digitaal beschikbaar stellen van de aanbestedingsdocumenten kun je die termijn direct met 5 dagen verkorten. 40 dagen de tijd dus. Terwijl de opdrachtgever gemiddeld 6 tot 9 maanden nodig heeft om een aanbesteding in de markt te zetten. Maar goed, een ondernemer houdt van snel schakelen.
Meer schokkend is de termijn tussen de laatste nota van inlichtingen en de indiening. Vragen moeten worden beantwoord uiterlijk tien dagen voor de termijn van inschrijving worden gegeven (mits tijdig aangevraagd, art. 2.54 Aanbestedingswet 2012). En of daar nu een weekend tussen zit of feestdagen, dat maakt helemaal niets uit. Een nota kan cruciaal zijn bij het opstellen van de definitieve aanbieding. Dus opdrachtgever geeft u ondernemers alstublieft wat meer ruimte om voor u de beste oplossing te realiseren. De tijd dringt, dat begrijp ik. Maar goede voorbereiding loont, aan beide kanten!
